PME : répondez aux candidats !

Vendredi 12 Août 2011

Pourquoi répondre aux candidats qui envoient un curriculum vitae ?

Aujourd’hui plus encore qu’en 2006, l’usage du numérique s’est démocratisé et avec lui les sollicitations auprès des employeurs potentiels. Dans ces conditions, compte tenu des charges administratives qui pèsent sur les PME, du temps que représente la réponse aux courriers des candidats, la tentation est souvent forte de ne répondre qu’aux candidats que l’on veut recevoir, au moment où l’on souhaite les recevoir.

En 2006, on dénombrait pas moins de :

3 700 000 cv en ligne sur les 5 premiers sites français,
142 000 offres en ligne sur les 5 premiers sites français
300 000 offres répertoriées par mois en moyenne par l’ANPE
180 000 offres publiées par l’APEC
43 cv reçus par offre d’emploi cadre, en moyenne,
…plus de 50% des candidatures de cadres étaient envoyées sous format électroniques.

Parce que c'est une question d'image et de respect

Le candidat a pris le temps de vous écrire, il a tenté de vous contacter et de vous convaincre, manifestant de l’intérêt pour votre entreprise au point de vouloir en faire partie. Il peut légitimement attendre d’être reconnu comme tel.

Tout candidat est un prescripteur ou un prestataire potentiel : même si vous ne le retenez pas pour faire partie de votre équipe, il interviendra peut-être dans votre secteur professionnel, il parlera de votre entreprise. Ne le décevez pas !

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la réponse aux candidats est non seulement une marque de respect, mais c’est aussi un outil de communication pour votre entreprise.

Une absence de réponse risque souvent d’être interprétée comme une « discrimination » par le candidat. N’encouragez pas ce genre d’interprétation, c’est mauvais pour votre image de marque, c’est aussi préjudiciable au candidat.

Parce qu'une réponse, qu’elle soit positive ou négative, s’impose pour chaque candidature

Souvenez-vous aussi que l’attente d’une réponse une lettre de candidature est pénible pour le candidat, que l’incertitude risque de l’amener à ne pas prendre les bonnes décisions dans sa recherche d’emploi, que votre réponse, même négative, est importante pour lui.


La marche à suivre

Il est vivement recommandé de mettre en place une procédure de traitement des candidats, aussi simple que possible, adaptée à votre entreprise, connue de tous ceux qui sont concernés dans l’entreprise par les procédures de recrutement, mais aussi, autant que faire se peut, des candidats.

Cette procédure peut être décrite sous forme d’une Charte des recrutements, disponible auprès du responsable des ressources humaines. Elle peut être remise par le dirigeant lui-même aux candidats ou collaborateurs qui la demanderaient, dans les plus petites entreprises. Si l’entreprise dispose d’un site internet, cette charte pourra utilement y figurer, au même titre que l’engagement de respecter la charte des stages, par exemple.

Mettre en place une procédure de traitement des candidatures

L'exemple d'une charte de recrutement

L’entreprise XXX s’engage à :

- accuser réception des candidatures qu’elle reçoit,

- informer les candidats du délai au-delà duquel l’absence de réponse doit être interprétée comme une réponse négative,

- apporter une réponse expresse après chacun des entretiens auxquels elle aura convoqué un candidat (soit une réponse négative, soit une invitation à la phase suivante de la sélection…)

- indiquer les délais correspondant à chacune des étapes (accusé de réception envoyé dans les 3 jours, convocation éventuelle au premier entretien notifié dans les trois semaines …)

- respecter ces délais,

- informer les candidats au cas où le cv sera conservé, et respecter leurs droits d’accès, de modification ou de suppression.

L'exemple d'une charte de recrutement

L’entreprise XXX s’engage à :

- accuser réception des candidatures qu’elle reçoit,

- informer les candidats du délai au-delà duquel l’absence de réponse doit être interprétée comme une réponse négative,

- apporter une réponse expresse après chacun des entretiens auxquels elle aura convoqué un candidat (soit une réponse négative, soit une invitation à la phase suivante de la sélection…)

- indiquer les délais correspondant à chacune des étapes (accusé de réception envoyé dans les 3 jours, convocation éventuelle au premier entretien notifié dans les trois semaines …)

- respecter ces délais,

- informer les candidats au cas où le cv sera conservé, et respecter leurs droits d’accès, de modification ou de suppression.


Les 4 étapes du processus de réponse au candidat

Etape 1: au moment de la réception de la candidature, envoyez systématiquement un accusé de réception

-> Modèle de lettre ou courriel si vous souhaitez vous donner le temps d’examiner le dossier

Date

Madame, Monsieur,

Nous venons d’enregistrer votre candidature et vous remercions de la confiance que vous témoignez à notre entreprise.

Nous allons étudier votre dossier avec la plus grande attention, toutefois, le nombre de candidatures reçues ne nous permet pas d’apporter une réponse systématique à nos candidats dans un délai satisfaisant.

Sans contact de notre part, dans un délai de 15 jours, nous vous demandons de considérer que votre candidature n’a pu être retenue.

[Sauf avis contraire de votre part, nous nous permettons de conserver votre dossier afin de reprendre contact avec vous si votre profil correspond à l’une de nos recherches futures.*].

Nous vous prions de croire, chère Madame, cher Monsieur, à l’assurance de nos sentiments distingués.

Signataire

-> Modèle de lettre ou courriel si vous ne prévoyez aucun recrutement

Date

Madame, Monsieur,

Nous avons bien reçu votre candidature faisant valoir vos compétences dans des domaines touchant l’activité de notre société.

Malheureusement, aucun poste n’est actuellement disponible au sein de notre entreprise qui pourrait correspondre à ces compétences.

Nous avons néanmoins été vivement intéressés par votre candidature. Sauf avis contraire de votre part, nous nous permettrons de conserver la copie de votre CV au cas où un poste correspondant à votre formation et à votre profil se libèrerait dans notre entreprise.

Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à l’assurance de nos sentiments distingués. Signataire

Etape 2: à l'issue d'un premier entretien

Que ce soit dans le cadre d'une candidature spontanée ou d'un appel d'offre, si le candidat n'est pas sélectionné, envoyez lui une lettre de refus.

-> Modèle de lettre de refus après un premier entretien

Date

Chère Madame, cher Monsieur,

A la suite de l'entretien que nous avons eu, nous avons le regret de ne pas donner suite à votre candidature au poste de ____________________.

Nous avons néanmoins été vivement intéressés par votre candidature. Sauf avis contraire de votre part, nous nous permettons de conserver votre CV au cas où un poste correspondant à votre profil se libèrerait.

Nous souhaitons que votre recherche aboutisse rapidement et tenons à vous remercier encore de la confiance que vous avez témoignée à notre entreprise.

Nous vous prions de croire, chère Madame, cher Monsieur, à l’assurance de nos sentiments distingués.

Signataire

Etape 3: à l'issue du dernier entretien

Si, suite au dernier entretien, vous ne retenez pas le candidat pour le poste, envoyez une lettre de refus.

-> Modèle de lettre de refus lors de la clôture du processus d’embauche

Date

Chère Madame, cher Monsieur,

Vous nous avez adressé une candidature, le __________ au poste de ______________.

Après examen des nombreux dossiers reçus, nous vous avons convié à ______ entretiens qui nous ont permis de valider que votre candidature réunissait plusieurs des critères de compétence et d’expérience requis pour ce poste.

Malgré la qualité de nos échanges lors de notre rendez- vous du ______, il apparaît que d’autres candidatures présentent une meilleure adéquation avec notre recherche. Je suis au regret de vous informer que nous ne pouvons donner une suite favorable à votre candidature.

Sauf avis contraire de votre part, nous nous permettrons de conserver votre dossier afin de reprendre contact avec vous si votre profil correspondait à l’une de nos recherches futures.

J’espère que votre recherche aboutira rapidement et je tiens de nouveau à vous remercier de la confiance que vous avez témoignée à notre entreprise.

Nous vous prions de croire, chère Madame, cher Monsieur, à l’assurance de nos sentiments distingués.

Signature et nom de l’animateur du dernier entretien

Etape 4: si le candidat n'est pas retenu mais que souhaitez rester en contact à l'avenir

Si vous souhaitez maintenir un lien avec un candidat que vous n’avez pas retenu, mais qui vous semble intéressant pour l’avenir, vous pouvez reprendre contact avec lui dans les 2 à 3 mois de son acte de candidature.

- >Avis de maintien dans le vivier des candidatures

Date

Madame, Monsieur,

Nous avons enregistré votre candidature le ___________ et vous remercions de la confiance que vous aviez témoignée à notre entreprise.

Malgré la qualité de votre dossier, nous n’avions pu trouver une adéquation entre vos attentes, vos compétences, votre expérience et les postes disponibles à l’époque.

Peut-être votre situation professionnelle a-t-elle évoluée, ou tout simplement quelques éléments de vos coordonnées ?

Afin de pouvoir conserver avec vous une relation privilégiée et vous informer régulièrement sur nos opportunités, nous vous serions très reconnaissants de réactualiser votre dossier de candidature.

Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à l’assurance de nos sentiments distingués.

Signataire

Tous les modèles sont donnés à titre indicatif. Il convient de les adapter à la situation, en se souvenant que l’information que l’entreprise donne pourra être très importante pour le candidat non retenu.

 

"Dirigeants de PME, comment répondre aux nombreux candidats qui vous écrivent ?"




 

 

 

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